Cinco maneiras que mostram como um programa de manutenção terceirizado pode fornecer as respostas mais eficientes e econômicas para seus desafios operacionais

Por Corey Calla, diretora, Equipe de suporte de ciclo de vida, Intelligrated.

Hoje os sistemas automatizados de abastecimento e distribuição de pedidos operam com maior rapidez e por mais tempo, e não mais para atender a um volume crescente de abastecimento na velocidade das demandas do omnicanal. Os requisitos operacionais típicos exigem separação e expedição de pedidos entre 18 e 20 horas por dia, sete dias por semana. Esse horário prolongado de operação limita o tempo disponível para as equipes de manutenção executarem os reparos necessários, a manutenção preventiva, as reconstruções, além de impedir a avaliação do desempenho relativo do sistema.

Tempo máximo de atividade com o mínimo de problemas.

O atendimento do omnicanal em alta velocidade requer equipamento complexo, controles e software para executar o trabalho. Com os reboques chegando para descarregar e carregar em horários estritamente monitorados, os custos tangíveis da inatividade podem aumentar rapidamente, prejudicando as já limitadas margens de lucro e colocando em risco o futuro do negócio e a fidelidade do cliente. No entanto, evitar a inatividade e otimizar a eficiência operacional desses sistemas altamente automatizados requerem programas de manutenção preventiva planejados e executados por uma equipe de manutenção qualificada, competente nas últimas versões do software, sistemas e técnicas de diagnóstico. Com a grande demanda por mão de obra, restam poucos funcionários altamente qualificados no mercado de trabalho. Isso aumenta o risco de perder pessoal-chave e todo seu conhecimento do sistema herdado devido à elevada rotatividade de funcionários. Um número crescente de operadores de centros e varejistas eletrônicos reconhecem o valor de um programa de manutenção no local, o que oferece tempo de atividade garantido, forma equipes garantidas e acesso ilimitado a engenheiros de fabricantes de equipamento original (OEM) e equipes de suporte. Embora a terceirização da manutenção não seja um novo conceito, particularmente durante os períodos de pico de demanda, substituir a equipe interna por especialistas no local e um programa de manutenção eficaz provam ser um modelo econômico para os centros de distribuição de alta velocidade e alto volume de hoje.

Neste informativo, vamos analisar os cinco benefícios de implantar um programa de manutenção no local usando exemplos reais da equipe de Suporte e atendimento ao cliente da Intelligrated (CSS). Esses benefícios incluem:

  1. Solucionar os desafios de treinamento e formação daequipe de manutenção.
  2. Controlar o custo de manutenção de sistemas e software high-tech.
  3. Integrar um Sistema computadorizado de gerenciamento da manutenção (CMMS, Computerized Maintenance Management System) com planejamento de recursos corporativos (ERP, Enterprise Resource Planning) e Sistema de controle de armazém (WCS, Warehouse Control System)
  4. Implantação de um programa de manutenção preventivarobusto
  5. Garantir e atingir o tempo de atividade

1: Torne o recrutamento, o treinamento e a rotatividade da equipe de manutenção em problemas do passado.

A falta de funcionários, especialmente técnicos mecânicos, elétricos e de manutenção de software qualificados, continua a perturbar os operadores de Centros de distribuição. Um programa de manutenção no local fornece uma alternativa atraente, empregando funcionários já treinados no equipamento original e preparados para começarem a trabalhar desde o primeiro dia. Em vez de passar tempo com a equipe de RH interna para definir e redefinir as qualificações necessárias estabelecidas para o esforço de manutenção do mês, os técnicos de serviço de manutenção contratados pela instalação atendem precisamente aos requisitos operacionais e de manutenção, incluindo todos os ajustes de demanda por temporada. A equipe de instalação não suporta mais a sobrecarga de um treinamento inicial e treinamento subsequente à medida que novos equipamentos são adicionados, atualizados ou alterados. Além disso, os programas de manutenção no local eliminam o risco de perder o conhecimento herdado devido à rotatividade da equipe (o provedor de serviços institucionaliza essas informações na ampla base de especialistas do sistema e bancos de dados).

“Normalmente, um centro de distribuição automatizado é bem mais complexo do que os sistemas implantados há uma década. Há uma maior variedade de equipamentos com interconexões mais confiáveis do WCS, do WMS e de controladores em tempo real”, afirmou Kieran Ryan, diretor de serviços de manutenção da Intelligrated. “O recrutamento e o treinamento podem ser realmente inconvenientes se considerarmos todos os conhecimentos necessários para dispor de uma equipe de manutenção robusta e preventiva. Um programa de manutenção no local libera as equipes de operações de todas as preocupações com a atividade e a maior durabilidade do ciclo de vida do sistema para que possam se concentrar no fluxo de produtos e na satisfação do cliente.”

2: Controle, previsão e redução de custo da manutenção de sistemas high-tech

Centros de distribuição de alto rendimento empregam hardware e software cada vez mais complexos que demandam dos técnicos conhecimento de manutenção novo e especializado. A maior produtividade traz um risco potencial associado ao aumento nos custos de manutenção.

“Quanto maior a automação, maior a necessidade de manutenção. Já tivemos fábricas não automatizadas mais antigas com uma equipe operacional de 700 a 800 funcionários e talvez uma equipe de manutenção de 25 pessoas. Atualizar para uma fábrica automatizada com maior produtividade pode exigir apenas 80 funcionários operacionais, mas necessitar de 50 técnicos de manutenção”, explica Ryan.

Manter um sistema automatizado de alta produtividade em operação com breves janelas de manutenção pode ser um exercício desafiador. Considerar os requisitos de formação da equipe e as peças sobressalentes para atender aos KPIs de produtividade acrescenta desafio e custos adicionais. Com menos tempo para a manutenção, as tarefas preventivas podem ser descartadas priorizando-se reparos mais urgentes com impacto tanto nos custos derivados dos tempos de inatividade quanto na manutenção, à medida que o sistema torna-se obsoleto. Além disso, em caso de defeito no equipamento, é necessário ter peças de reposição no local, e também um técnico bem treinado para concluir o reparo. Um programa de manutenção no local atende a esses desafios de manutenção e fornece um custo previsível para uma produtividade garantida.  O programa não só inclui técnicos treinados nas funções mecânicas, elétricas, de controles e software, mas também peças de reposição em estoque para consertos rápidos, além de acesso a recursos de OEM e assistência de engenharia.

“A maioria dos centros de distribuição prefere concentrar suas energias no atendimento dos objetivos da empresa para a satisfação do cliente do que na manutenção e formação de suas equipes. Controlar as despesas com um tempo de atividade garantido é um excelente benefício para essas empresas”, afirmou Ryan.

3: Obtenha os benefícios de um CMMS totalmente integrado

Ter centenas de ativos mantidos e operados com eficiência máxima é uma tarefa gigantesca. Com a implantação de um sistema CMMS, todos os ativos da fábrica podem ser visualizados e monitorados em uma interface gráfica, garantindo gerenciamento eficiente em todo o seu ciclo de vida. A implantação do CMMS tem benefícios que variam do planejamento de manutenção para todo o sistema e alocação de mão de obra ao monitoramento individual por máquina para identificar problemas repetitivos e custos de propriedade. Planejamento de manutenção, gestão de equipes, planejamento de gerenciamento de projetos, geração de ordem de trabalho e inventário de peças de reposição podem ser todos agregados no CMMS. Além disso, um CMMS integra-se com o ERP e o WCS de centros de distribuição para compartilhar dados e fornecer capacidade sem precedentes para gerenciar ativos e prever o desgaste natural do sistema, enquanto otimiza os orçamentos e os programas de manutenção. O CMMS também envia notificações automatizadas por texto, correio e voz, ou por e-mail no caso de situações críticas. O resultado? Tempos de resposta reduzidos, menos tempo de inatividade e menores custos percebidos de manutenção.

“Com um CMMS devidamente implantado, o operador do centro de distribuição obtém um histórico de ativos completo, incluindo equipamento auxiliar, como empilhadeiras e baterias”, declarou Rick Emery, administrador de sistema CMMS, Intelligrated. “Isso oferece informações importantes dos custos reais e históricos de desempenho de cada ativo — o que impacta o momento e a maneira como uma manutenção será programada e a programação de uma possível atualização ou substituição — com benefícios para o operador. Cada ativo também é rastreado individualmente para que unidades idênticas que possam ter motores diferentes sejam gerenciadas como ativos diferentes. É apenas uma forma mais inteligente de trabalhar, com um aumento real no tempo de atividade.”

4: Reserve tempo para os programas de manutenção preventiva

Maximizar a vida útil de um equipamento e evitar paradas não programadas são alguns dos principais fatores que impulsionam um programa de manutenção preventiva. Um programa de manutenção preventiva também garante que aprimoramentos e atualizações de sistema recomendados sejam implantados. Gerenciar uma equipe de manutenção interna enxuta frequentemente resulta em problemas, como alocação mínima ou inexistente de tempo para a manutenção preventiva. Responder a paralisações não planejadas consome todos os recursos disponíveis e, como consequência, equipamentos caros têm sua expectativa de vida útil reduzida e um notável aumento em paralisações não planejadas. Operar de 18 a 20 horas, sete dias por semana, também pode comprometer um programa de manutenção preventiva. Um programa de manutenção no local inclui um programa de manutenção preventiva robusto e altamente estruturado projetado para oferecer suporte total ao ciclo de vida. Este tipo de programa de manutenção preventiva garante durabilidade máxima do investimento de capital no equipamento, além de manter a disponibilidade e a produção em níveis ótimos.

“Embora um programa de manutenção preventiva possa ser negligenciado devido às necessidades de manutenção reativa, ele realmente é uma garantia de segurança para o desempenho a longo prazo do sistema”, declarou Ryan. “Por fim, a falta de manutenção preventiva afeta os custos em termos de perda, de produtividade, maior tempo de inatividade e menor durabilidade dos equipamentos. Consideramos a manutenção preventiva com boa relação custo-benefício um dos maiores benefícios da implantação de um programa de manutenção no local.”

Seu profissional de manutenção no local...

  • Usará o tempo com eficiência, executando uma manutenção de alta qualidade durante um tempo de inatividade limitado.
  • Fará uma boa limpeza, mantendo seus sistemas limpos e livre de detritos
  • Será um inspetor do sistema, inspecionando e identificando peças e equipamentos desgastados para evitar falhas antes que elas venham a ocorrer, reduzindo a inatividade não planejada.
  • Será um ponto de referência, fornecendo maior acesso aos recursos da empresa tanto remotamente quanto em pessoa, como um funcionário do fabricante do sistema.
  • Será totalmente treinado (treinamento abrangente em uma solução específica da empresa, bem como padrões da indústria e requisitos OSHA).
  • Estará familiarizado com gerenciamento de ativos e base de conhecimento herdada, mantendo um sistema de conhecimento completo que nunca desaparece. O fabricante do sistema gerencia contratações, treinamento, mantém registros e relatórios. 

5: Diminua o tempo de inatividade com tempo de atividade contratado

A produtividade é um dos KPIs mais importantes para um operador de centros de distribuição. A capacidade de atender a metas de produtividade depende de um tempo de atividade sustentável. Um programa de manutenção superior garante contratualmente um tempo de atividade de 97% ou mais. Embora o tempo de atividade frequentemente exceda esse número, o número propriamente dito não conta toda a história do retorno sobre investimento. Com uma equipe operacional liberada da tarefa de supervisar a manutenção, é possível se concentrar em planejamento e gestão estratégicos.

“O tempo de atividade garantido é um grande alívio para os operadores de centros de distribuição”, declara Ryan. “Atingimos e até superamos os números do tempo de atividade graças aos nossos técnicos qualificados, nosso robusto programa de manutenção preventiva e nossa capacidade de responder imediatamente a paralizações de emergência e falhas no equipamento ao contar com os técnicos e as peças de reposição certas, no local certo e na hora certa.” 

Grande varejista de construção e decoração mantém o tempo de atividade dos equipamentos no centro de distribuição com um programa de manutenção no local

Uma grande cadeia de materiais de construção e decoração registrou um aumento nos pedidos on-line combinado com uma demanda crescente nas suas lojas físicas. Com mais de 35.000 SKUs de produtos disponíveis em cada loja e mais do que o triplo disso disponível on-line, a empresa necessitava de um investimento contínuo em automação avançada nos centros de distribuição de varejo e on-line para atender à demanda. Como parte da sua estratégia de automação, o varejista contratou a Intelligrated para desenvolver um programa de manutenção no local que oferecesse tempo de atividade garantido com custo controlado, permitindo que a empresa se concentrasse em atender aos clientes, e não em manter um sistema de manuseio de materiais altamente automatizado.

Os resultados da operação da temporada de pico em que as 22 lojas funcionaram até 95 horas por semana contam o restante da história:

  • 0,48% do tempo de inatividade é decorrente de problemas de manutenção, incluindo necessidades de aplicador de etiqueta e impressora, ajuste mecânico, parada de emergência e ajuste fotoelétrico.
  • 0,3% do tempo de inatividade é decorrente de problemas operacionais, incluindo liberação de congestionamentos, problemas e falhas decorrentes de acúmulos.
  • 40% do tempo de inatividade ocorrem devido a produto solto ou congestionamento de produtos. 

Um retorno calculado

Atualmente os centros de distribuição enfrentam desafios crescentes de manutenção por causa da maior dependência de software, sistemas de controle high-tech e tempos reduzidos para tarefas de manutenção periódica em geral. A dificuldade em localizar, treinar e reter técnicos qualificados de manutenção, combinada com a falta de tempo para oferecer suporte a um programa de manutenção preventiva, pode resultar em tempo de inatividade, custo crescente de manutenção e troca precoce de ativos subutilizados. Um programa de manutenção no local soluciona esses desafios e assegura que os centros de distribuição de alto desempenho e o equipamento associado — de equipamentos a controles — operem com eficiência máxima. Tempo de atividade garantido a um custo controlado pode ser uma proposta atraente para operadores de centros de distribuição que estejam tentando cumprir os KPIs de produtividade e as metas gerais de retorno sobre investimento. A integração de um CMMS como parte do programa de manutenção no local da Intelligrated fornece uma ferramenta de gerenciamento ampla para decisões mais estratégicas sobre atividades de manutenção e desempenho de equipamentos.

Para os centros de distribuição que estão tentando cumprir aos requisitos de tempo ou manter uma equipe de manutenção totalmente treinada no local, um programa de manutenção no local com boa relação custo-benefício pode oferecer tempo de atividade garantido, paralisações mínimas não planejadas, maior desempenho geral do sistema e maior duração para os investimentos de capital feitos em equipamento.

Calculando o retorno sobre investimento

Considerando o volume de vendas, o número de funcionários, as horas trabalhadas e a estrutura salarial, as operações podem facilmente calcular as possíveis economias de um programa contratado de manutenção no local. Por exemplo, uma instalação que opera durante 4.500 horas por ano com um tempo de inatividade de 4% pode reduzir esse tempo para 56,25 horas com um tempo de atividade garantido por uma manutenção no local, economizando mais de US$ 1,25 milhão anualmente. Deduzindo mais de US$ 500.000 de custos de manutenção interna, as economias totais com o programa ainda são superiores a US$ 1,75 milhão.

Peça ao representante de suporte ao ciclo de vida para estimar seu tempo de inatividade e descubra o quanto a sua empresa poderia estar economizando.

A Intelligrated é um fornecedor de manutenção no local de serviço completo para sistemas automatizados de manuseio de materiais. Desenvolvido para atender aos desafios de manutenção de sistemas em centros de distribuição, um programa de manutenção no local da Intelligrated fornece um custo previsível para um rendimento garantido. Um programa de manutenção no local como o da Intelligrated inclui a integração do CMMS por pessoal treinado, um programa de manutenção preventiva robusto e altamente estruturado e um programa de manuseio de materiais desenvolvido para oferecer suporte ao ciclo de vida completo e um tempo de atividade contratualmente garantido de 97%.*

*97% do tempo de atividade garantido é o padrão mínimo. Os programas atuais podem exceder essas expectativas.