L'exécution à commande vocale permet d'offrir une variété de boissons de classe mondiale à la population du Wyoming

Le tourisme et l'accroissement de la population incitent la Division des alcools du Wyoming à moderniser ses services de distribution de l'alcool avec une solution d'exécution des commandes d'Intelligrated

Le Wyoming, un territoire reconnu pour ses montagnes, mesas, cowboys et rodéos, est le dixième État américain en termes de superficie. Il s'étend de Cheyenne, dans le coin sud-ouest, jusqu'aux magnifiques parcs nationaux de Grand Teton et de Yellowstone au nord-ouest. Il y a beaucoup de choses à voir et à faire. Ainsi, le nombre d'habitants et de visiteurs augmente constamment. Pour satisfaire les touristes et pour s'assurer que les bars locaux demeurent bien approvisionnés, il faut veiller à ce que le vin et les spiritueux soient acheminés continuellement vers les restaurants, hôtels, bars et magasins de boissons de l'État.

Opérations de distribution en gros de l'alcool dans un état de contrôle

Le Wyoming est l'un des 18 États américains qui contrôlent les alcools (ABC) dans lesquels les gouvernements exercent leur compétence juridictionnelle sur la vente d'une partie ou de la totalité des catégories de boissons alcoolisées. Contrairement à bien d'autres États ABC qui exploitent des points de vente au détail contrôlés par le gouvernement, la Division des alcools du Wyoming, une filiale du ministère du Revenu, est l'unique responsable de la distribution en gros du vin et des spiritueux vers les 1 478 détaillants autorisés par l'État.

Dan Noble, directeur du ministère du Revenu du Wyoming, supervise les opérations de la Division des alcools afin d'offrir des services fiables et efficaces aux détaillants de l'État, conformément à la législation de l'État.  

« Nous souhaitons pouvoir offrir le même niveau de service à nos résidents et nos visiteurs que dans un endroit comme la ville de New York – sans hausser les coûts », dit M. Noble. « La population de notre État est éparse, mais nos détaillants ont besoin d’avoir accès aux mêmes produits que ceux disponibles dans les grands centres urbains. »

La beauté naturelle et les faibles taux d'imposition du Wyoming, associés aux efforts de marketing de l'Office du tourisme du Wyoming, ont attiré davantage de visiteurs et de résidents permanents. Par conséquent, les ventes d'alcool ont augmenté de façon constante au cours des cinq dernières années, avec des ventes nettes de 93,8 millions de dollars pour l'exercice 2013.

La demande accrue de l'entretien est à l'origine de l'agrandissement du CD

L'ancien centre de distribution (CD) de 100 000 pieds carrés de la Division des alcools du Wyoming était muni de sept quais d'expédition et de réception, et pouvait entreposer 1 800 unités de gestion de stock (UGS) de boissons. Cependant, alors que la demande pour des grands stocks d'articles populaires dont la livraison était garantie pour le lendemain augmentait, que son catalogue s'élargissait et que son nombre de commandes spéciales augmentait, le CD a atteint ses limites de rangement et d'entreposage. Son système désuet d'exécution des commandes au moyen du prélèvement manuel sur papier ne pouvait pas s'adapter au changement demandé par les détaillants, qui préféraient des commandes complexes de caisses fractionnées plutôt que des caisses ou des charges palettisées complètes. L'opération a soulevé des préoccupations en matière de service à la clientèle, notamment la disponibilité limitée des produits, l'augmentation des ruptures de stock et le risque d'heures limites précoces pour passer les commandes.

Pour gérer les commandes complexes et s'assurer d'un service à la clientèle de grande qualité pendant les années à venir, la Division des alcools du Wyoming avait besoin d'un nouvel établissement pour simplifier les opérations avec une solution intelligente d'exécution des commandes et de pouvoir effectuer davantage de livraisons avec des opérations de réception et un entreposage des stocks élargis. En 2012, la Division des alcools du Wyoming a mis à niveau toute son opération en faisant construire une installation de 145 000 pieds carrés à la fine pointe de la technologie. Le nouveau CD de Cheyenne offre 45 000 pieds carrés supplémentaires d'espace de travail et d'entreposage, un espace administratif de 15 000 pieds carrés et 10 quais de chargement supplémentaires pour permettre aux opérations d'expédition et de réception de fonctionner efficacement dans des zones distinctes désignées. Le nouvel établissement peut entreposer 200 UGS de plus pour la livraison pour le lendemain que l'ancien entrepôt, et peut contenir un total de 32 000 UGS, y compris les commandes spéciales.

Recherche d'une solution automatisée d'exécution des commandes

Puisque l'entreposage n'était plus un problème, Greg Cook, administrateur de la Division des alcools du Wyoming, a dirigé la recherche d'une solution rentable en vue d'améliorer l'efficacité du prélèvement et le contrôle des stocks élargi, tout en préservant la précision des commandes.

« Nous sommes confrontés à un volume plus élevé, à une combinaison de produits changeante et à un nombre accru d'UGS de toutes sortes. Pour prendre en charge tous ces secteurs, nous avons opté pour le prélèvement à commande vocale », indique M. Cook.

Après avoir effectué des recherches approfondies et visité les établissements d'autres États, l'équipe de M. Cook a sélectionné la solution de prélèvement à commande vocale d'Intelligrated pour son rendement éprouvé, son adoption facile par les employés et son délai de rentabilité rapide.

La solution à commande vocale d'Intelligrated offrait la fonction d'exécution des commandes par prélèvement vocal avec des instructions étape par étape à mains libres et une gestion des commandes en temps réel. Des téléphones sans fil solides, mais légers, et des écouteurs Bluetooth ont remplacé les listes de prélèvement sur papier, et ont permis au SGE de diriger les travailleurs vers l'emplacement de chaque article en vue d'un prélèvement précis, ce qui a amélioré l'efficacité et l'exactitude.

Prélèvement par commande vocale pour les commandes de caisses complètes et de caisses fractionnées

La solution à commande vocale est configurée pour gérer le prélèvement de commandes de caisses complètes et de caisses fractionnées. Les employés utilisent des appareils sans fil pour se connecter au SGE et ouvrent un dialogue, pour s'assurer que chaque étape est achevée jusqu'à la conclusion de la commande. Après avoir dirigé la séquence de prélèvement jusqu'à la fin, la solution à commande vocale met automatiquement à jour l'état de la commande dans le SGE. Les commandes achevées sont ensuite disposées en vue de la livraison pour le lendemain aux clients.

Dans la nouvelle chaîne de convoyeurs de prélèvement de caisses fractionnées de bouteilles de 300 pieds, les solutions à commande vocale d'Intelligrated organisent chaque surface de prélèvement et chaque section de convoyeur en zones de prélèvement logiques. Plusieurs employés sont affectés à des emplacements précis de prélèvement des bouteilles et dirigés vocalement pour qu'ils exécutent leur partie de chaque commande quand elle passe par leur zone. Cette méthode de prélèvement en collaboration permet à 16 employés de prélever 26 commandes simultanément.

« Avec la solution à commande vocale d'Intelligrated, nous n'avons qu'à écouter et le système nous indique où aller, quoi faire et combien de bouteilles prélever », affirme Scott Workman, directeur des opérations de la Division des alcools du Wyoming. « Notre procédure de prélèvement s'est grandement améliorée. »

D’après M. Workman, il a fallu très peu de temps pour former les préposés au sujet de la technologie vocale, même pour les travailleurs peu familiers avec les appareils sans fil. En outre, avec le système vocal mains libres en place, les employés peuvent se concentrer sur le prélèvement et le déplacement sécuritaire dans l'entrepôt sans avoir à regarder constamment leurs listes de prélèvement sur papier. Le simple processus de formation aide aussi l'établissement à intégrer rapidement la main-d'œuvre saisonnière dans les opérations de prélèvement pendant la haute saison.

« Le processus de formation ne prend que 10 à 15 minutes », indique M. Workman. « Une fois les procédures et les étapes expliquées, le processus est extrêmement simple. »

Intelligrated a automatisé la gestion des commandes et l'intégration du SGE

Les ingénieurs en logiciels d'Intelligrated ont travaillé avec le personnel des TI de la Division des alcools du Wyoming pour intégrer la solution à commande vocale à l'ancien système de gestion d'entrepôt (SGE). Le SGE partage l'information sur les commandes avec la solution à commande vocale d'Intelligrated, ce qui permet ensuite aux superviseurs d'obtenir des mises à jour sur l'état et d'affecter les commandes à la chaîne de bouteilles ou au prélèvement des étagères.

Pendant que les préposés exécutent les commandes sur le plancher, un tableau de bord permet aux superviseurs de visualiser en temps réel les processus des commandes, l'efficacité de chaque préposé, le temps qu'il reste pour achever les commandes prévues et offre bien d'autres outils pratiques. Les superviseurs peuvent aussi aider les travailleurs en textant des messages aux écouteurs, en appelant des travailleurs en particulier ou en offrant une aide supplémentaire aux transactions actives, au besoin.

« Pour nous, la solution d'Intelligrated était nettement meilleure que les autres options que nous avons envisagées », affirme Scott Shepherd, administrateur des technologies de l’information à la Division des alcools du Wyoming. « Nos travailleurs ont trouvé que la solution à commande vocale d'Intelligrated était facile à apprendre et à utiliser. En cas de problème, l'équipe d'Intelligrated répondait immédiatement et nous proposait des options et des solutions – elle a aussi réalisé un excellent travail pour intégrer les processus vocaux à notre base de données existante. »

Résultats de premier ordre

Une fois l'installation terminée, la solution de prélèvement à commande vocale d'Intelligrated a transformé le flux de travail dans le CD. Les employés prélèvent maintenant deux, trois ou quatre commandes à la fois. Le nouveau système gère facilement le fractionnement des caisses, et les détaillants peuvent passer une commande à multiples UGS à livrer le lendemain en ayant la certitude de la recevoir à temps.

D’après les calculs de la Division des alcools du Wyoming, une amélioration de la productivité de 10 pour cent justifierait son investissement. Toutefois, grâce à la précision et à la vitesse accrues de l'exécution, elle a facilement dépassé son objectif au cours de la première année. Le nouveau CD fonctionne plus efficacement. En effet, il a distribué plus de 880 000 caisses de spiritueux et de vin en 2012 et connu une augmentation des profits, avec 11,7 millions de dollars générés pour le fonds d'administration de l'État sur des ventes nettes de 93,8 millions de dollars.

L'amélioration de la capacité d'exécution des commandes permet à la Division des alcools du Wyoming d'expédier plus de 3 000 caisses complètes et 12 000 bouteilles par jour. Cela représente une augmentation de la productivité de 15 pour cent par rapport à l'ancienne procédure, avec un taux de précision des commandes de 99,9 pour cent.

Grâce aux solutions à commande vocale d'Intelligrated, les employés prélèvent les commandes plus rapidement tout en commettant moins d'erreurs, et les superviseurs ont un meilleur contrôle sur les stocks et l'état des commandes. Les commandes sont achevées plus tôt chaque jour, ce qui permet d'éviter les coûts liés aux heures supplémentaires et de se préparer pour le travail du lendemain matin. Toutes les commandes reçues avant midi sont expédiées le jour même, ce qui garantit la livraison le lendemain aux détaillants de tout l'État.

« Notre principal objectif était de mettre en œuvre un système qui nous permettrait d'expédier le produit plus rapidement et précisément », affirme M. Workman. « Nous avions besoin d'une technologie qui nous aiderait, et la solution à commande vocale d'Intelligrated convenait parfaitement. »

Spécifications du produit

Capacités d'entreposage configurables de la solution à commande vocale d'Intelligrated :

  • Permet aux superviseurs de contrôler quelles commandes sont libérées sur le plancher
  • Assure le suivi du progrès des commandes du début à la fin et met à jour le WMS
  • Fournit l'état d'achèvement précis des commandes (p. ex. : la commande se trouve à la porte du quai cinq, prête pour le chargement)

Prochains plans

Intégrer prochainement la solution à commande vocale d'Intelligrated avec les processus d'exécution de la Division des alcools du Wyoming :

  • Faire migrer l'exécution des commandes spéciales des scanneurs et des listes de prélèvement vers le système à commande vocale
  • Intégrer le système de commande vocale aux procédures de réception et de mise de côté
  • Utiliser le système à commande vocale avec les fournisseurs d'expédition en vue d'un transit et d'un chargement plus efficaces des commandes