El surtido dirigido por voz permite que haya una variedad de bebidas de primera clase en el “Estado de los vaqueros”

El crecimiento del turismo y la población impulsa a Wyoming Liquor Division a mejorar sus servicios de distribución de bebidas alcohólicas empleando el sistema de surtido de pedidos de Intelligrated.

Wyoming, tierra de montañas, mesetas, vaqueros y rodeos, es el décimo estado con la superficie más grande de Estados Unidos: se extiende desde Cheyenne, en el sudeste, hasta los imponentes paisajes de los Grand Tetons y Yellowstone, en el noroeste. Hay mucho para ver y mucho para hacer: gracias a eso, aumentan constantemente tanto la población total como la cantidad de personas que vienen a conocer las atracciones del estado. Mantener un suministro continuo de vino y otras bebidas alcohólicas a los restaurantes, bares y tiendas de bebidas alcohólicas es importante para satisfacer a los turistas y asegurarse de que en ningún lugar falte qué beber.

Las operaciones de distribución mayorista en un estado donde se aplica el control de bebidas alcohólicas

Wyoming es uno de los 18 estados de Estados Unidos en donde se aplica el control de bebidas alcohólicas. En estos estados, los gobiernos estatales tienen jurisdicción sobre la venta de algunas o todas las categorías de bebidas alcohólicas. A diferencia de lo que ocurre en muchos otros estados, que manejan sus propios puntos de venta, la Wyoming Liquor Division (que depende del Departamento de Ingresos), solo se ocupa de la distribución mayorista de vino y otras bebidas alcohólicas a los 1478 puntos de venta que cuentan con licencia estatal.

Dan Noble, el director del Departamento de Ingresos de Wyoming, supervisa las operaciones de la Liquor Division para asegurarse de que esta brinde una atención fiable, eficaz y acorde a la ley estatal a los puntos de venta que hay distribuidos en el estado.  

“Queremos ofrecer a nuestros ciudadanos y visitantes el mismo nivel de servicios que encontrarían en una ciudad como Nueva York, sin subir los costos”, dijo Noble. “Tenemos un estado con poca población, pero nuestros distribuidores minoristas tienen que tener acceso a los mismos productos que hay en las grandes áreas metropolitanas”.

La belleza natural de Wyoming y sus bajos impuestos, sumados al trabajo de promoción que llevó a cabo la Oficina de Turismo, han captado a un número mayor de visitantes y residentes permanentes. Como resultado, las ventas de bebidas alcohólicas crecieron a un ritmo constante durante estos cinco años. A modo de ejemplo, las ventas netas del año fiscal 2013 fueron de 93,8 millones de dólares. 

La atención de una demanda mayor impulsa la expansión de los centro de distribución

El centro de distribución anterior de la Wyoming Liquor Division, cuya superficie era de 9290 metros cuadrados, tenía siete muelles para recibir y enviar pedidos y albergaba 1800 SKU de bebidas. Sin embargo, a medida que empezó a subir la necesidad de garantizar la entrega en un día de un inventario mayor de artículos populares y comenzaron a expandirse el catálogo y los pedidos especiales, el centro de distribución se encontró con limitaciones de almacenamiento y guardado. Fue imposible que el sistema anticuado de surtido de pedidos manual en papel se adaptara a los nuevos modos de compra de los minoristas, que pasaron de pedir pálets enteros o cajas completas, a pedidos más complejos, con cajas subdivididas. La operación generó preocupación en el área de servicio al cliente: algunos de los problemas fueron la disponibilidad limitada de productos, la mayor cantidad de productos sin stock y el riesgo de fijar horas límite más tempranas para efectuar pedidos.

Para manejar pedidos complejos y asegurarse de brindar una atención al cliente de gran calidad durante muchos años más, la Wyoming Liquor Division necesitaría un nuevo centro que le permitiera simplificar las operaciones. El nuevo centro debía presentar una solución inteligente para el surtido de pedidos, tener espacio para almacenar más cargas y expandir las operaciones de recepción y almacenamiento de productos. En 2012, la Wyoming Liquor Division mejoró toda su operación gracias a la construcción de un centro de última generación, cuya superficie es de 13.500 metros cuadrados. El nuevo centro de distribución de Cheyenne aporta 4180 metros cuadrados más de espacio de trabajo y almacenamiento, 1400 metros cuadrados de espacio para áreas administrativas, y 10 muelles de carga más, que permiten que las operaciones de envío y recepción estén separadas en distintas áreas y sean más eficaces. El nuevo complejo alberga 200 SKU más que el depósito anterior para su entrega en un día y maneja, en total, 32.000 SKU, incluidos los pedidos especiales.

En busca de una solución de surtido de pedidos automatizada

Una vez que el almacenamiento dejó de ser un problema, Greg Cook, el administrador de la Wyoming Liquor Division, coordinó la búsqueda de una solución rentable para mejorar la eficacia en la selección y recolección de productos y mantener un control sobre el inventario, que ahora se había expandido, manteniendo, al mismo tiempo, la precisión en la atención de los pedidos.

“Nos enfrentamos a un volumen más grande, una mezcla de productos cambiante y un número creciente de SKU para todas las líneas de trabajo. Para cubrir todas estas áreas, nos volcamos a un sistema de selección por voz”, explicó Cook.

La solución de selección por voz de Intelligrated permite el surtido de pedidos dirigido por voz con instrucciones de selección paso a paso. Además, el recolector trabaja a manos libres, y los pedidos se administran en tiempo real. Los teléfonos inalámbricos del sistema, resistentes y livianos a la vez, y los auriculares Bluetooth reemplazaron las instrucciones y listas en papel. Por añadidura, el sistema de administración del depósito (WMS) dirige a los trabajadores a la ubicación de cada artículo, donde la selección es precisa y eficaz.

La selección por voz para pedidos de cajas completas y cajas divididas

La solución de selección por voz está configurada para administrar el armado tanto de cajas completas como de cajas divididas. Los empleados usan dispositivos inalámbricos para conectarse con el WMS; una vez establecida la conexión, se establece un diálogo bidireccional para verificar que se completen todos los pasos hasta concluir el pedido. Luego de dirigir y completar la secuencia de selección, la solución por voz actualiza automáticamente el estado del pedido en el WMS. Después, se preparan los pedidos completados para entregar a los clientes al día siguiente.

En el nuevo transportador de botellas para cajas divididas, que mide 90 metros, las soluciones dirigidas por voz de Intelligrated ordenan cada sector y cada frente de suministros y los dividen en zonas de selección lógicamente organizadas. Se asignan varios empleados a ubicaciones específicas de selección de botellas y, cuando el artículo pasa por su zona, a través del sistema dirigido por voz, se les indica que completen su parte de cada pedido. Este enfoque colaborativo de selección permite que 16 empleados seleccionen 26 pedidos al mismo tiempo.

“Gracias al sistema de selección por voz de Intelligrated, nosotros escuchamos, y el sistema nos dice dónde ir, qué hacer y cuánto seleccionar” explica Scott Workman, gerente de operaciones de la Wyoming Liquor Division. “Nuestro proceso de selección mejoró muchísimo”.

Según Workman, la capacitación de los recolectores en el uso de los sistemas de voz llevó muy poco tiempo, incluso entre los trabajadores que no estaban familiarizados con los dispositivos móviles. Es más, usando este sistema de voz y manos libres, los empleados se concentra en su selección, y pueden desplazarse por el depósito sin tener que mirar todo el tiempo a un papel para ver qué tienen que seleccionar. La simpleza de la capacitación también permite integrar sin problemas la mano de obra estacional a las operaciones de selección durante las temporadas altas.

“El proceso de capacitación no dura más de 10 o 15 minutos”,comenta Workman. “Una vez que se explican los procedimientos y los pasos, es un proceso muy simple”.

La gestión de pedidos automatizada de Intelligrated y la integración con el sistema de administración de depósitos (WMS)

Los ingenieros de software de Intelligrated trabajaron con el personal de informática de Wyoming Liquor Division para integrar la solución de selección por voz al sistema de administración de depósitos (WMS) anterior. El WMS comparte la información de los pedidos con la solución de selección por voz de Intelligrated, que, a su vez, permite que los supervisores reciban actualizaciones sobre el estado actual de los productos y asignen pedidos a la línea de botellas o a la estantería de selección.

Mientras los recolectores ejecutan los pedidos en la planta, un tablero de instrumentos brinda a los supervisores visibilidad en tiempo real sobre el avance de cada pedido, la eficacia individual de los recolectores, el tiempo que queda para completar los pedidos programados y muchas otras herramientas útiles. Los supervisores también tienen la opción de ayudar a los trabajadores escribiéndoles mensajes que les llegarán por los auriculares, llamando a algún trabajador en particular, o brindando asistencia adicional para llevar a cabo alguna transacción activa, según sea necesario.

“Llegamos a la conclusión de que la solución de Intelligrated era muy superior a las otras opciones consideradas”, dijo Scott Shepherd, administrador de informática de la Wyoming Liquor Division. “Nuestros trabajadores opinan que la solución de selección por voz de Intelligrated es fácil de aprender y de usar. Cuando había un problema, recibían una respuesta inmediata con opciones y soluciones; el equipo de Intelligrated también se destacó por la manera en que integró los procesos dirigidos por voz a nuestra base de datos ya existente”.

Resultados de calidad

Una vez terminada la instalación, la solución de selección por voz de Intelligrated transformó el flujo de trabajo en el centro de distribución. Ahora, los empleados seleccionan dos, tres o cuatro pedidos al mismo tiempo. El sistema nuevo maneja el surtido de cajas divididas con facilidad. Ahora los comerciantes pueden hacer pedidos de múltiples SKU para el día siguiente y estarse seguros de que el pedido va a llegar a tiempo.

La Wyoming Liquor Division calculó que una mejora del 10 % en la productividad justificaría la inversión. Sin embargo, gracias a una mejora en la precisión y la velocidad del surtido, superaron su meta con facilidad en el primer año. El nuevo centro de distribución es más eficaz: distribuyó más de 880.000 cajas de vino y otras bebidas alcohólicas en 2012 y, con 93,8 millones de dólares en ventas netas, aumentó las ganancias del Fondo General del estado, al aportarle 11,7 millones de dólares.

La mayor capacidad de surtido de pedidos permite que Wyoming Liquor envíe más de 3000 cajas completas y 12.000 botellas por día. Esto es un incremento de 15 % en la productividad en comparación con el proceso anterior. Además, se alcanzó una tasa de precisión en la entrega de pedidos de 99,9 %.

Por medio de las soluciones dirigidas por voz de Intelligrated, los empleados seleccionan los pedidos más rápidamente y cometen menos errores; además, los supervisores tienen un mayor control del inventario y el estado de los pedidos. Los pedidos se completan más temprano todos los días, y así se evitan los costos de horas extraordinarias y se puede preparar el trabajo para el día siguiente. Todos los pedidos que se reciben antes del mediodía se envían ese mismo día para garantizar la entrega al día siguiente a los minoristas de todo el estado.

“Nuestra meta principal era implementar un sistema que nos permitiera sacar el producto del depósito de manera rápida y precisa”, indica Workman. “Necesitábamos tecnología, y la solución de selección por voz de Intelligrated se ajustaba perfectamente a nuestras necesidades”.